« Terug naar de blog
Werkomgeving

Gids voor HRM: help werknemers met hun terugkeer naar kantoor

Terug te keren op kantoor. Zowel lichamelijk als geestelijk.

Beetje bij beetje kunnen werknemers nu terugkeren naar de werkplek. Om dit goed te laten verlopen, is het belangrijk dat HRM, de verantwoordelijke voor de werkomgeving, en het management helpen, en niet verwachten dat iedereen zomaar kan terugkeren. In deze gids voor HRM helpen we met hoe werknemers veilig kunnen terugkeren.

Terugkeren naar kantoor kan voor sommigen stressvol zijn, maar met een grondige planning, een duidelijke communicatie en dialoog kan HRM werknemers helpen veilig door de overgang van thuiswerken naar fysieke aanwezigheid te navigeren.

Lees ook: Voorkom pijn in de pols tijdens kantoorwerk

Veel bedrijven willen hun werknemers snel terug, maar het is belangrijk om te beseffen dat dit niet van de ene dag op de andere kan gebeuren. Het zal voor velen hoogstwaarschijnlijk tijd kosten om te wennen aan het terug zijn - en dus op hetzelfde niveau te presteren als voorheen.

Gids voor HRM: Wat is de rol van HRM?

HRM is de schakel tussen het management en de werknemers bij de taak om iedereen weer veilig terug te loodsen. Daarom ligt er op communicatiegebied een grote taak om duidelijk te communiceren - zowel naar het management als naar de werknemers toe - wat er gaat gebeuren en welke verwachtingen er zijn.

Een proactieve aanpak is van vitaal belang, waarbij je de verwachtingen van beide kanten uitspreekt. Het is een illusie te denken dat alles bij het oude kan blijven.

Het gaat niet alleen om de fysieke werkomgeving, maar evenzeer ook om het mentale aspect. Langdurig thuiswerken kan voor sommigen een belasting zijn geweest, terwijl anderen er juist van hebben geprofiteerd, en hebben gezien welke mogelijkheden het hun biedt. De uitdaging is om iedereen te kunnen ondersteunen bij de overgang en de manier waarop je ervoor kiest om jezelf in de toekomst te organiseren.

Help werknemers terug naar een goede werkomgeving

Fysiek moet er een beslissing genomen worden over hoe je je het beste kunt organiseren. Het moet niet aan de individuele werknemer zijn om te zorgen dat er voldoende ruimte is. Help de werknemers om terug te keren door de algemene beslissingen op voorhand te nemen. Als het kantoor anders wordt ingericht dan voorheen, is het belangrijk ervoor te zorgen dat ook in de nieuwe ruimtes rekening wordt gehouden met een goede ergonomie - of het nu gaat om het thuiskantoor, een vliegveld of gewoon bij een nieuw raam in het kantoor.

Want na een lange tijd van thuiswerken met een wisselende - en vaak niet juiste - ergonomie, is verantwoorde ergonomie zo mogelijk nog relevanter.

Lees ook: Klaar voor de hybride werkplek?

Zorg vanaf het begin voor goede gewoontes bij terugkeer op kantoor

Om op een goede manier terug te keren op kantoor, is het belangrijk dat je samen met je manager een plan maakt. Het maakt het makkelijker om niet terug te vallen in oude, slechte gewoonten, terwijl je tegelijkertijd je werkverwachtingen op elkaar afstemt.

Velen van ons hebben de neiging om veel te veel te werken wanneer we terugkeren naar kantoor, in een poging om alle stapels weg te werken die op tafel liggen. In plaats van die fout te maken, kun je beter met je manager en eventueel je collega's praten over hoe je prioriteiten kunt stellen, zodat je niet omkomt in het werk.

Zodra je een prioriteitstelling van de stapels klaar hebt, is het makkelijker om een kader op te stellen voor je werkdag, zodat je niet meteen te veel werkt en jezelf uitput. Op die manier kun je er ook van genieten als je vrije tijd hebt en heb je geen slecht geweten over wat je niet hebt bereikt.

Goede gewoonten zijn ook terug te vinden in wat we geleerd hebben van thuis aan het werk te zijn. Misschien hebben online vergaderingen in sommige opzichten beter gewerkt, omdat ze dan korter konden worden gehouden. Misschien zijn er vergaderingen die overbodig zijn gebleken. En misschien heb je wel gloednieuwe dingen geleerd over hoe je zelf het beste kunt werken.

Dat alles moet je meenemen in het creëren van een aantal nieuwe, goede werkgewoonten.

Goede ergonomie is ook een goede gewoonte

We zijn allemaal heel snel in het thuiswerken terechtgekomen. De meesten van ons zaten op slechte thuiswerkplekken in de keuken, de woonkamer of de kinderkamer, die niet ergonomisch ontworpen zijn voor dit werk.

Tegelijkertijd is het waarschijnlijk ook moeilijker geweest om te realiseren dat ergonomie niet alleen gaat over het hebben van de juiste bureaustoel op de juiste hoogte. Het gaat er immers ook om wat je verder met je lichaam doet.

Daarom is het een welkome gelegenheid om bij terugkeer op kantoor te beginnen met de goede gewoonten van afwisseling en pauzes. Denk eraan om in de loop van de dag vaak van werkhouding te veranderen en even een pauze te nemen. Je kunt die gebruiken om een beetje in beweging te komen, en een praatje te maken met je collega's, die ook de goede, ergonomische gewoonten niet mogen vergeten.

Lees ook: Ergonomie op kantoor: Hoe je het op de agenda zet

Globaal zijn er voor een goede computerwerkplek vijf dingen nodig:

  • Een ergonomische stoel
  • Een in hoogte verstelbaar bureau
  • Een correct ingesteld en gepositioneerd beeldscherm
  • Een toetsenbord dat bij je past en negatief kan kantelen
  • Een ergonomische muis

 

Lees ook: Voorkom blessures en bespaar geld: het resultaat van een ergonomisch verantwoorde werkplek

Duidelijke communicatie zorgt ook voor een goede mentale werkomgeving

Je moet duidelijk zijn in je communicatie over hoe je omgaat met corona (of de overblijfselen daarvan) - zowel wat betreft uitbraken, maar ook met betrekking tot het dagelijks leven, bijvoorbeeld wat je richtlijnen zijn voor desinfectie en afstand.

Voor sommigen spreekt dit voor zich, maar voor anderen kan het een geruststelling zijn te weten dat de werkplek de regels heeft geformuleerd, en te weten hoe die zijn. Vooral dat er duidelijke (en verstandige) regels zijn rond de keuken, de kantine en andere plaatsen waar iedereen samenkomt.

Tegelijkertijd zal het ook goed zijn om te informeren over hoe het schoonmaken in de toekomst eruit zal zien. Misschien heeft de ervaring met een pandemie ertoe geleid dat je op bepaalde plaatsen overdag een extra schoonmaakbeurt invoert, of misschien ga je je werknemers vragen bepaalde plaatsen schoon te maken als ze er geweest zijn.

Als je dat doet, moet je er ook voor zorgen dat zij over de middelen voor reiniging en desinfectie beschikken. Dat mag niet de verantwoordelijkheid van het individu zijn. Als sommigen om andere schoonmaakmiddelen vragen, zorg dan dat ze die krijgen.

Maak een leidraad voor HRM - en voor werknemers

Voor de grote puzzel die laat zien hoe iedereen terug te krijgen, moeten meer richtlijnen worden gemaakt. Zowel voor jezelf - als voor de werknemers.

Want het kan niet zo zijn dat iedereen tegelijk weer binnenkomt. Plan daarom ruim van tevoren hoe iedereen terugkomt. Liefst met een gedetailleerd stappenplan met afgebakende subdoelen.

Het is handig als werknemers van tevoren weten wanneer ze op kantoor bij elkaar moeten komen, zodat ze zich mentaal kunnen voorbereiden.

Zorg ervoor dat de communicatie duidelijk is, en communiceer ruim van tevoren als er veranderingen zijn.

Vooral als niet iedereen op kantoor is teruggekeerd. Iedereen moet dezelfde informatie krijgen, zodat er geen misverstanden ontstaan. Daarom is het ook nodig dat je uitlegt waarom je (bepaalde) dingen doet.

Help werknemers terug te keren door naar hen te luisteren

Het helpt werknemers enorm als er naar hen geluisterd wordt - en als erkend wordt dat ze verschillend zijn. Geef ruimte en erken dat sommigen meer flexibiliteit nodig hebben dan anderen bij de overgang naar de terugkeer op kantoor.

Een goede mentale werkomgeving vereist ruimtelijkheid en ruimte voor diversiteit. Daarom moet je rekening kunnen houden met individuele overwegingen en deze overgang niet overhaasten.

Er moet een gemeenschappelijk begrip ontstaan van wat een goed werkleven is, en hoe je het kader daarvan samen kunt creëren. Daarom moet je niet alleen luisteren naar de werknemers als ze naar je toekomen, maar ook faciliteren dat er gepraat wordt over wat een goed beroepsleven is. Bijvoorbeeld door samen in teams of afdelingen te praten.

 

Ergonomie

De voordelen van een gecentreerde muis

Ergonomie

Het verband tussen ziekteverzuim en ergonomie

Ergonomie

Hoe een gecentreerde muis je kan helpen ziekteverzuim terug te dringen